Keitin kahvit ja aloittelin työpäivää. Samalla tulin pohtineeksi erityisesti asiantuntijatyöyhteisöjen työskentelylogiikkaa. Ja erityisesti sitä, miksi edelleenkin organisaatioissa liikutellaan ihmisiä fyysisesti niinkin mittavasti paikasta toiseen?
Meillä on hyvät, eivät välttämättä toki vielä täydelliset, välineet työskennellä periaatteessa missä ja milloin tahansa. Siitä huolimatta varsin monissa työyhteisössä on tapana aamuisin etsiytyä tavalla tai toisella fyysiselle työpaikalle, eli yrityksen tai yhteisön toimitiloihin. Sama toistuu päivän päätteeksi kotimatkana. Riippuen etäisyyksistä ja kulkuvälineestä jo näihin operaatioihin saadaan kulumaan huomattava aika. Itse laskin aikoinaan omalta kohdaltani, että pelkästään työmatkaan kuluvaa aikaa oli pahimmillaan keskimäärin n. 2,5h/työpäivä.
Kun tähän vielä lisätään liikkuminen palaverista toiseen vaikkapa vain toimitilojen sisälläkin, tai sitten asiakas-/toimittaja-/kumppaniverkoston välillä, niin saadaan kulutettua todennäköisesti työpäivästä jo pelkkään liikkumiseen varsin merkittävä aika. Itselläni saattoi tarkoittaa sitä, että työmatkaan kuluvan ajan lisäksi päivästä toinen mokoma liikkumista saattoi kulua pelkästään palavereihin liittyen. Siis erittäin tehokasta ajankäyttöä 😉
Totta on varmasti se, että fyysisiä kohtaamisia edelleenkin tarvitaan ja niitä myös täytyy jonkin verran ihmisten välillä olla monestakin tarpeesta tai syystä johtuen. Parhaimmillaan hyvät ideat syntyvät kahvihuoneissa, lounastauoilla tms. kollegoiden vapaamuotoisissa kohtaamisissa. Voiko näitä korvata muulla tavoin? Niinpä jäin pohtimaan, että kuinka paljon liikkumista voi ja kannattaa välttää. Uskallan väittää, että kriittisesti ajatellen suurimman osan voisi todeta tarpeettomiksi. Kun en todennäköisesti ole ainoa jolla on mahdollisuus miettiä ja muuttaa konkreettisesti käyttäytymistä tältä osin, niin kuinkahan suuri vähennys olisikaan mahdollista saada kaiken kaikkiaan aikaiseksi?
Varsinkin määrämuotoiset palaverit, sääntömääräiset kokoukset, säännönmukaiset muodolliset tapaamiset jne. voi hyvin laittaa listalle jotka voisi mahdollisesti korvata videoneuvotteluin tai vastaavin virtuaaliyhteyksin. Suuri osa kollegoiden kanssa käytävistä kahdenkeskisistä keskusteluista voisi hyvinkin hoitaa puhelimitse tai virtuaalityötilassa. Eihän samassa toimitilassa työskentelevät välttämättä nytkään hoida kaikkia keskusteluja kasvotusten. Ja kokemuksesta voin todeta, että fyysistä kohtaamista ei välttämättä tapahdu edes viikoittain, vaikka muutoin yhteys olisikin päivittäistä.
Jo tänä päivänä käytettävissä olevat työryhmäohjelmistot ja virtuaaliympäristöt antavat mahdollisuuden kokea yhteisöllisyyden tunnetta vaikkei samassa fyysisessä tilassa samaan aikaan oltaisikaan. Ei tietenkään täysin aivan samaa kokemusta, mutta kuitenkin tunteen yhteisöön kuulumisesta.
Esimerkkejä näistä voi itse kukin varmasti löytää helpostikin. Henkilökohtaisesti olen tullut siihen johtopäätökseen, että vain käyttämällä teknologiaa tehokkaammin hyödyksi voin omalta osaltani olla kehittämässä ja tukemassa tulevaisuuden yhteistyömuotojen kehitystä, tehostaa niin omaa kuin muidenkin ajankäyttöä, sekä samalla vaikuttaa ympäristökuormitukseen liikkuen enemmän virtuaalisesti.